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SAP HCM: Probleme lösen, Vertrauen gewinnenRenate Niklas-DittrtWir alle kämpfen nach wie vor mit den Folgen der Systemumstellung beim Personalmanagementsystem. Die Probleme sind noch nicht alle gelöst, einiges hat sich aber schon gebessert. „Qualität vor Quantität. Lieber etwas langsamer am Ziel, als zusätzliche Fehler produzieren“, gibt Renate Niklas-Dittrt die neue Richtung vor.Die Personalchefin der Wiener Linien hat Mitte Mai die Projektleitung bei SAP-HCM übernommen. Die Verknüpfung der beiden Funktionen ermöglicht gerade bei den Wiener Linien eine bessere Lösung der bestehenden Probleme. „In den letzten Monaten wurde nicht immer gut abgestimmt, wer, was, wann, wie zu tun hat“, so Niklas-Dittrt. „Jetzt strukturieren wir das Projekt neu. Dann sollte eine fehlerfreie Einführung möglich sein.“ Qualität geht dabei vor Hast.Auch Dinge, die bereits programmiert worden sind, werden noch einmal genau unter die Lupe genommen. „Am Ende soll alles funktionieren. Dazu brauchen wir einen geregelten Prozess. Das geht nicht von heute auf morgen“, so Niklas-Dittrt.Trotzdem sind erste Erfolge schon spürbar. So wurde ein wichtiger Punkt mit der Abrechnung im Mai bereits gelöst: Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall wurden zum Großteil nun korrigiert und auch für die vergangenen Monate richtig gestellt. Ein kleinerer Teil der Entgeltfortzahlung wird mit der Abrechnung im Juni noch nachgeholt werden. Dann ist dieses Problem einmal erledigt.Aber es geht weiter! Ganz konkret werden in den nächsten Wochen und Monaten diese Punkte vom Team angegangen:•Gehaltsverrechnung: Das System wird stabilisiert. Ein realistischer Abarbeitungsplan für die offenen Punkte wird festgeschrieben, kommuniziert und umgesetzt.•Unterstützung: Die Telefonhotline bleibt weiterhin besetzt, wird optimiert und ist unter …. erreichbar. Alle Anwender sollen unbedingt besser unterstützt werden, als in den vergangenen Monaten.•Kommunikation: Die Kommunikation wird besser! Die Situation wird deutlich dargestellt werden. Dazu gehört auch, dass Probleme offen angesprochen werden, auch wenn nicht für alles sofort eine Lösung parat ist. Außerdem sollen über Änderungen im Vorfeld ausreichend Informationen fließen.•Qualifikation: Es wird analysiert, was notwendig ist, dass alle Einsatzplaner, Zeitbeauftragte, und Nebengebührenerfasser das System sicher bedienen können. Je nachdem kann es dafür noch zusätzliche Unterstützung geben.„Das wichtigste ist jetzt“, so Niklas-Dittrt, „das Vertrauen wiederherzustellen. Deswegen müssen wir so rasch und transparent wie möglich alle Schritte setzen, um eine korrekte Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung zu gewährleisten!“
„Jetzt strukturieren wir das Projekt neu. Dann sollte eine fehlerfreie Einführung möglich sein.“ Qualität geht dabei vor Hast.Auch Dinge, die bereits programmiert worden sind, werden noch einmal genau unter die Lupe genommen.
Heißt im Klartext: Wir kennen uns absolut nicht mehr aus, müssen alles über den Haufen werfen und noch einmal von vorne beginnen.
SAP-HCM: Änderungen auf nächstem Bezugsnachweis (Gehaltszettel)Mit der Umstellung des Personalinformationssystems auf SAP-HCM hat sich auch der Bezugsnachweis (Gehaltszettel) verändert. Der wesentliche Vorteil ist, dass er jetzt „sprechen“ kann. Das heißt, jede Lohnart hat einen eindeutigen Namen. Bisher gab es Kennnummern, die kaum jemand zuordnen konnte und die sich auch laufend verändert haben. Seit 1. Jänner 2014 stehen Grundgehalt, Dauer- und einzeln verrechnete Nebengebühren in eindeutigen Formulierungen auf dem Bezugsnachweis und jeder weiß, worum es geht. Woran sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch gewöhnen müssen ist, dass nun jeder Bezug transparent dem richtigen Monat (= Leistungsmonat) zugeordnet wird. Dadurch kommt es auch immer wieder zu Plus-/Minus-Darstellungen auf dem Bezugsnachweis. Wird beispielsweise im Nachhinein eine Schulung eingegeben, ändert sich natürlich der Bezug. Daher wird der „falsche Bezug“ in dem jeweiligen Monat abgezogen (Minusdarstellung) und der „richtige Bezug“ als Plusdarstellung ausgewiesen. Der Bezugsnachweis wird dadurch natürlich länger, aber er ist damit auch wirklich nachvollziehbar. Diese Darstellung wird als Rückrollung bezeichnet. Die Rückrollung wird den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den nächsten Monaten noch öfter begegnen. Insbesondere, wenn Korrekturen durchgeführt werden. Die Rollungen werden aber auch weiterhin notwendig sein, wie oben angeführtes Beispiel zeigt. Was durch die Rollung auch sichergestellt wird, ist, dass die steuerliche Betrachtung immer auf den Leistungsmonat bezogen wird. Damit können Steuerbegünstigungen auch tatsächlich in vollem Ausmaß berücksichtigt werden. Mit der nächsten Abrechnung (Ende Juli) gibt es wieder zwei Neuerungen, die den Urlaubsanspruch und den Vorrückungsstichtag betreffen: Urlaubsanspruch Sowohl für KV-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch Beamtinnen und Beamte und Vertragsbedienstete wird auf dem Bezugsnachweis der Urlaubsanspruch aus den Vorjahren und dem laufenden Jahr ausgewiesen. Bei KV-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind Urlaubstage angeführt, bei Beamtinnen und Beamte und Vertragsbediensteten Urlaubsstunden. Als Stichtag wird das jeweilige Ende des Verrechnungsmonates herangezogen. Das bedeutet, für KV-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Vertragsbedienstete sind in der Abrechnung Ende Juli alle genehmigten und im SAP erfassten Urlaube bis 31. Juli berücksichtigt. Für Beamtinnen und Beamte sind alle Urlaube bis zum 31. August berücksichtigt. Sollte jemand einen beantragten und bewilligten Urlaub doch nicht konsumieren, wird dieser in der folgenden Abrechnung wieder „gutgeschrieben“. Eine Frage, die sich beim neu ausgewiesenen Urlaubsanspruch ergeben könnte: •Beim Jahr 2013 steht beim Urlaubsanspruch nicht die tatsächliche sondern eine niedrigere Zahl an Urlaubstagen bzw.- stunden, die mir zustehen. Weshalb? Es ist jener Wert angeführt, der am Tag der Umstellung (1. Jänner 2014) im alten PI-System erfasst war und in das neue System übernommen wurde. Im alten Personalinformationssystem wurden die bereits verbrauchten Urlaubstage- bzw. stunden bereits vom Anspruch abgezogen.Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Ihren Bezugsnachweis online abrufen, haben diese Neuerung auch schon rückwirkend auf Ihren Bezugsnachweisen seit Jahresbeginn. Vorrückungsstichtag Das Besoldungsschema der Magistratsbediensteten sieht vor, dass ein/e Mitarbeiter/in innerhalb seiner/ihrer Verwendungsgruppe bzw. Dienstklasse zu einem berechneten Stichtag alle zwei Jahre in die nächst höhere Gehaltsstufe vorrückt (Bienalsprung). Auch für KV-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gibt es diese Vorrückungen. Bisher wurde auf dem Bezugsnachweis immer der letzte Gehaltssprung, orientiert am Eintrittsdatum, angeführt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mussten so selbst nachrechnen, wann sie das nächste Mal vorrücken werden. Ab sofort wird auf dem Bezugsnachweis (sowohl von KV-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch von Beamtinnen und Beamte und Vertragsbediensteten) der Zeitpunkt der nächsten Vorrückung angeführt. Steht auf dem Bezugsnachweis eines/er KV-Mitarbeiterin oder Mitarbeiter z.B. 1. Oktober 2015, so bekommt der/die Mitarbeiterin oder Mitarbeiter erstmalig Ende Oktober seinen/ihren höheren Gehalt ausbezahlt. Beamtinnen und Beamte erhalten beim selben Datum bereits Ende September das höhere Gehalt, da sie ihn im Vorhinein erhalten. In den kommenden Monaten wird es noch weitere Harmonisierungen und Feinjustierungen bei der Gehaltsabrechnung bzw. auf dem Bezugsnachnachweis geben. Das SAP-HCM Projektteam rund um Projektleiterin Renate Niklas-Dittrt arbeitet weiter mit Hochdruck daran, in den nächsten Wochen und Monaten diese Punkte zu lösen: •Abrechnung der einzeln verrechneten Nebengebühren (Überstunden, zeitbezogene Zulagen, etc.) wieder für den gesamten Monat und nicht bis zum 20. des jeweiligen Monats (-> mehr Übersichtlich- und Planbarkeit für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter). •Entgeltfortzahlung (Bezahlung im Krankheitsfall) wird nicht im Vorhinein ausbezahlt. •Fixierung des Tagsatzes der Entgeltfortzahlung bei Abwesenheiten. •Für Urlaube anrechenbare Nebengebühren bei Beamtinnen und Beamte und Vertragsbediensteten werden auf dem Bezugsnachweis angeführt. •Optimierung und Vereinfachung des Zeitnachweises. Renate Niklas-Dittrt ist bezüglich der Stabilisierung des SAP-HCM Systems vorsichtig optimistisch: „Die Optimierung des Systems wird uns noch länger beschäftigen, aber die neuen Abläufe greifen bereits und wichtige Themen bei der Gehaltsabrechnung konnten wir bereits gemeinsam lösen.“
Schlechte Nachrichten für alle, die (noch immer ernsthaft) dachten, das SAP-Problem sei bald behoben:ZitatUrlaubsanspruch Sowohl für KV-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch Beamtinnen und Beamte und Vertragsbedienstete wird auf dem Bezugsnachweis der Urlaubsanspruch aus den Vorjahren und dem laufenden Jahr ausgewiesen. Bei KV-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind Urlaubstage angeführt, bei Beamtinnen und Beamte und Vertragsbediensteten Urlaubsstunden. Als Stichtag wird das jeweilige Ende des Verrechnungsmonates herangezogen. Das bedeutet, für KV-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Vertragsbedienstete sind in der Abrechnung Ende Juli alle genehmigten und im SAP erfassten Urlaube bis 31. Juli berücksichtigt. Für Beamtinnen und Beamte sind alle Urlaube bis zum 31. August berücksichtigt. Sollte jemand einen beantragten und bewilligten Urlaub doch nicht konsumieren, wird dieser in der folgenden Abrechnung wieder „gutgeschrieben“.
Urlaubsanspruch Sowohl für KV-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch Beamtinnen und Beamte und Vertragsbedienstete wird auf dem Bezugsnachweis der Urlaubsanspruch aus den Vorjahren und dem laufenden Jahr ausgewiesen. Bei KV-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind Urlaubstage angeführt, bei Beamtinnen und Beamte und Vertragsbediensteten Urlaubsstunden. Als Stichtag wird das jeweilige Ende des Verrechnungsmonates herangezogen. Das bedeutet, für KV-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Vertragsbedienstete sind in der Abrechnung Ende Juli alle genehmigten und im SAP erfassten Urlaube bis 31. Juli berücksichtigt. Für Beamtinnen und Beamte sind alle Urlaube bis zum 31. August berücksichtigt. Sollte jemand einen beantragten und bewilligten Urlaub doch nicht konsumieren, wird dieser in der folgenden Abrechnung wieder „gutgeschrieben“.
Schlechte Nachrichten für alle, die (noch immer ernsthaft) dachten, das SAP-Problem sei bald behoben:ZitatSAP-HCM: Änderungen auf nächstem Bezugsnachweis (Gehaltszettel)Renate Niklas-Dittrt ist bezüglich der Stabilisierung des SAP-HCM Systems vorsichtig optimistisch: „Die Optimierung des Systems wird uns noch länger beschäftigen, aber die neuen Abläufe greifen bereits und wichtige Themen bei der Gehaltsabrechnung konnten wir bereits gemeinsam lösen.“
SAP-HCM: Änderungen auf nächstem Bezugsnachweis (Gehaltszettel)Renate Niklas-Dittrt ist bezüglich der Stabilisierung des SAP-HCM Systems vorsichtig optimistisch: „Die Optimierung des Systems wird uns noch länger beschäftigen, aber die neuen Abläufe greifen bereits und wichtige Themen bei der Gehaltsabrechnung konnten wir bereits gemeinsam lösen.“
Könnten sich die WL nicht einen Haufen Geld (mehr als bei den ULF-HUs) ersparen, wenn jeder Bedienstete ein Fixgehalt bekommen würde?
Sehr geehrte Damen und Herren!Derzeit kommt es durch ein fehlerhaftes Programm auf dem SAP-RWP-System vereinzelt zu Systemabbrüchen. An der Behebung des Fehlers wird bereits intensiv gearbeitet. Es ist auch das e-Procurement-System betroffen.Danke für Ihr Verständnis.Mit freundlichen GrüßenIT-Management und ServicesSAP - Betreuung
Könnten sich die WL nicht einen Haufen Geld (mehr als bei den ULF-HUs) ersparen, wenn jeder Bedienstete ein Fixgehalt bekommen würde? Auf meinem Gehaltszettel stehen maximal drei Zeilen und ich arbeite durchaus flexibel zu unterschiedlichen Zeiten und unterschiedlichen Zwecken.
Die Überarbeitung des SAP-HCM läuft auf Hochtouren. Korrekturen werdenrückwirkend mit 1.1.2014 produktiv gestellt. Dadurch kommt es bei fast jedenBezugsnachweis zu mehreren Rückrollungen. Sie erkennen diese Rückrollungendurch die Plus-/Minusdarstellung pro Monat. Selbst Korrekturen, die sich nur imCent-Bereich bewegen, werden rückgerollt.Wir bitten um Verständnis für die teilweise seitenlangen Bezugsnachweise.Diese Rückrollungen und damit umfangreichen Bezugsnachweise werden uns nochdie nächsten Monate (voraussichtlich bis Jänner 2015) beschäftigen. Damit ist aberjede Rückrollung nachvollziehbar. Eine zusammenfassende Darstellung allerMonatsbezüge wird voraussichtlich im Februar 2015 an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiterergehen. Damit können Sie jeden richtiggestellten Monatsbezug überprüfen.Rückrollungen können sowohl zu Nachzahlungen als auch Rückforderungen führen.Es werden alle Rückrollungen ausgewertet und insbesondere bei Rückforderungenmit der Bedienstetenvertretung und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abgestimmt, wann und wiediese Rückforderung durchgeführt wird.Wöchentliche Ruhezeit:Verletzungen der wöchentlichen Ruhezeit werden nun richtig berechnet. DieZeitkonten werden entsprechend korrigiert.Auswirkung: Die wöchentliche Ruhezeit wird richtig bewertet. Durch diese Korrekturist leider ein Fehler bei bereits genehmigten und ausbezahltenMehrdienstleistungen passiert. Betroffen sind jeweils die letzten Wochenenden bzw.Schichtwochenenden eines Monats. Hier kommt es irrtümlich zu Rückrollungen. Dader Fehler nicht im Zuge der Tests, sondern bei der Vorbereitung derKommunikation aufgefallen ist, konnte er vor Abrechnungsschluss nicht mehrkorrigiert werden. Die Korrektur erfolgt im Oktober. Bei größeren Rückrollungenerfolgt eine Akontozahlung für den Differenzbetrag.Abzug Mehrarbeit innerhalb und außerhalb desGleitzeitrahmens:Der Fehler, dass die Mehrarbeit (1/2 Stunde) in bestimmten Konstellationen anmanchen Tagen zweifach abgezogen wurde, ist nun gelöst. In Zukunft wird nurnoch eine halbe Stunde als Mehrarbeit abgezogen. Auswirkung: Die Zeitkontenwerden entsprechend korrigiert. Dabei kann es auch zu Rollungen auf denBezugsnachweisen kommen.Da es auch bei diesen Änderungen zu Rückforderungen kommen kann,wurde die Richtigstellung bewusst in das Monat mit der nächstenSonderzahlung gelegt (=November).Entgeltfortzahlung bei div. Abwesenheiten:• Es erfolgt eine Gleichstellung der Entgeltfortzahlung bei Urlaub und Krankheit.Auswirkung: Nachzahlung und Rückrollung.• Die Vorauszahlung der Entgeltfortzahlung bei Krankheit entfällt. Dadurchwerden hohe Rückforderungen vermieden, wenn in dem Monat, für den dieEntgeltfortzahlung bereits angewiesen wurde, der Dienst wieder angetretenwird.• Einfrieren der Höhe der Entgeltfortzahlung: der Betrag der Fortzahlung wird mitdem ersten Tag der Abwesenheit ermittelt und bleibt bei durchgängigerAbwesenheiten unverändert. Eine Veränderung erfolgt erst bei Unterbrechungder Abwesenheit und neuerlicher Abwesenheit. Auswirkung: Rückrollung.Sowohl Nachzahlung als auch Rückforderung sind möglich.Da es bei dieser Änderungen zu einem „verkürzten“ Bezug dereinzelverrechneten Nebengebühren kommt, wurde die Richtigstellungbewusst in das Monat mit der nächsten Sonderzahlung gelegt (=November).Abrechnung der einzelverrechneten Nebengebühren:Einzelverrechnete Nebengebühren werden seit 1.1. nicht mehr für einen ganzenKalendermonat abgerechnet. Derzeit werden jeweils jene Teile angewiesen, dieinnerhalb der Abrechnungsperiode (bis zum Abrechnungsschluss) liegen. DieNebengebühren für den Rest des Monates werden jeweils im nächsten Monatausbezahlt. Dies wird nun wieder auf eine Abrechnung für ganze Monateumgestellt. Dh. die Summe aller einzelverrechneten Nebengebühren aus z.B.Oktober, wird im November abgerechnet. Auswirkung: Im Umstellungsmonat wirdnur noch der nicht verrechnete Teil der einzelverrechneten Nebengebühren desbetroffenen Monats ausbezahlt. Achtung: verkürzter Auszahlungsbetrag imNovember. Voller Nebengebührenbezug eines Monates erst wieder in derfolgenden Abrechnung im Dezember.Folgende Punkte werden noch 2014 richtiggestellt:Korrektur diverser Lohnarten:Sämtliche Lohnarten wurden nochmals einer Überprüfung unterzogen. Überprüftwurden hier vor allem die Rundungsregeln und die steuerliche Begünstigung. Vonmehr als 1000 Lohnarten sind 59 Lohnarten identifiziert worden, bei denen eineKorrektur notwendig ist. Die Auswirkungen der Korrekturen werden geradeermittelt. Nähere Informationen folgen, wenn das Ergebnis vorliegt. Auswirkung:Rückrollungen, die sowohl eine Nachzahlung als auch eine Rückforderungauslösen können.Arbeitszeitmodell Arbeitsbereitschaft mit besonderer Erholungsmöglichkeit:Das Arbeitszeitmodell für WL B67/R28 und die damit verbundene richtigeBewertung der Arbeitszeiten wird umgesetzt. Auswirkung: keine Rückrollung, daRichtigstellungen für 2014 durch die berechtigten Zeitbeauftragten vorgenommenwerden. Automatisierung steht ab 1.1.2015 zur Verfügung.Folgende Punkte werden noch 2014 richtiggestellt:Abtragungsreihenfolge Gleitzeit:Die Abtragungsreihenfolge für Gleitzeitguthaben wird richtiggestellt. Es wirdzunächst jenes Zeitguthaben abgetragen, das die niedrigste Bewertung hat(=100% aus dem Gleitzeit, bzw. dem Zeitausgleichsguthaben) danach(gegebenenfalls 125%) 150% und erst in Folge 200%. Dieser Automatismus wirdab 1.1.2015 zur Verfügung stehen. Auswirkung: keine Rückrollung. DieKorrekturen werden für 2014 durch die berechtigten Zeitbeauftragten durchgeführt.Ende 2014 sollen alle Zeitkonten den richtigen Saldo aufweisen.Optimierung Zeitnachweis:Der Zeitnachweis wird überarbeitet und damit besser lesbar und leichternachvollziehbarer gemacht.
